Die Datenbank enthält ca. 7.500 Einträge aus dem Zeitraum von 1419 bis 1831. Diese enthalten den Vor- und Nachnamen der eingetragenen Personen, Angaben zu ihrer Herkunft und ihrem Stand sowie Informationen zum Wesen und zum Zeitpunkt des Vorgangs, der mit dem Eintrag der Personen in die Fakultätsbücher aufgezeichnet wurde.
Die Fakultätsbücher dokumentieren anders als die Matrikelbücher keine Immatrikulationen, sondern die wesentlichen Amtsgeschäfte der vier Fakultäten – Promotionen und Rezeptionen. Bei der Promotion handelt es sich um die Verleihung eines akademischen Grades an eine Person durch die Fakultät. Mit der Rezeption ist die Aufnahme eines Promovierten in eine Fakultät gemeint.
Die Grundlage für die Datenbank bildet die 1899-1922 im Druck erschienene Edition der älteren Matrikeln der Universität Rostock, die von Adolf Hofmeister (Bände 1-4) und Ernst Schäfer (Band 5, zwei Registerbände) bearbeitet wurde. Sie enthält neben den Angaben aus der überlieferten Rostocker Matrikel auch die Edition der Promotions- und Rezeptionsdaten aus den Dekanatsbüchern der Universität.
Die Fakultätsbücher der Philosophischen Fakultät (Einträge von 1419-1760), der Theologischen Fakultät (1561-1791) und der Medizinischen Fakultät (1579-1752) werden im Archiv der Universität Rostock aufbewahrt. Das Fakultätsbuch der Juristischen Fakultät mit Einträgen ab 1584 ist nicht mehr vorhanden. Die von Hofmeister und Schäfer edierten Promotions- und Rezeptionsdaten haben sie den Weiteren Nachrichten von gelehrten Rostockschen Sachen, für gute Freunde, Rostock 1745, S. 122-164, und 1746, S. 18-24 (beide im Band von 1743) entnommen, in denen das Fakultätsbuch der Juristischen Fakultät in Auszügen abgedruckt ist. Für die Zeit nach 1789 nutzten die Herausgeber verschiedene Verzeichnisse, die über die Promotionen und Rezeptionen an den vier Fakultäten Auskunft geben. Ernst Schäfer hat sie in Band 5 (1912) der Matrikeledition auf den Seiten V-VII aufgelistet.
Die Angaben der Kategorien 'Vorname', 'Nachname', 'Herkunft', 'Stand' sowie 'weitere Angaben' (oberer Rahmen) und 'weitere Angaben' (unterer Rahmen) wurden aus der Edition von Adolf Hofmeister und Ernst Schäfer wort- und buchstabengetreu in die Datenbank übertragen. Orts- und Personennamen wurden nicht normalisiert, Abkürzungen nicht aufgelöst, offensichtliche Schreibfehler nicht berichtigt und deklinierte Formen nicht auf den Nominativ zurückgeführt. Angaben, die offensichtlich mehrere Einträge betrafen, wurden entsprechend zu jedem Eintrag hinzugefügt. Die in der Edition durch Kursivsatz gekennzeichneten Angaben wurden unter Verwendung von geschweiften Klammern in die Datenbank übertragen. Bei den Ereignis-Angaben der Kategorien 'Ereignis' und 'Datum' (unterer Rahmen) handelt es sich dagegen nicht um Transkriptionen, sondern um standardisierte Angaben.
Dargestellt werden im oberen Rahmen sämtliche Angaben zur Person und im unteren Rahmen die Angaben zum dokumentierten Ereignis. In der linken Spalte werden jeweils in grauer Farbe die Kategorien benannt (Semester, Nummer, Datum usw.), nach denen die Angaben aus der Matrikeledition bei der Übertragung inhaltlich strukturiert wurden.
- nennt das Semester, in dem das jeweilige Ereignis stattgefunden hat.
- gibt die Fakultät an, die das Ereignis betraf und die es dokumentiert hat.
- gibt die Nummer des Eintrags im jeweiligen Semester und an der jeweiligen Fakultät an. Die Nummer ist von Hofmeister/Schäfer übernommen oder bei der Übertragung in die Datenbank vergeben worden.
- zeigt in der mittleren Spalte (schwarz) den Vornamen der eingetragenen Person in wort- und buchstabengetreuer Abschrift aus der Edition von Hofmeister/Schäfer an und in der rechten Spalte (schwarz) die normalisierte Form.
- nennt in der mittleren Spalte (schwarz) die aus der Edition von Hofmeister/Schäfer transkribierte Form des Nachnamens und in der rechten Spalte (grau) die normalisierte Form gemäß der Form im Personennamenregister von Hofmeister/Schäfer. In Ausnahmefällen wurde von dieser abgewichen und eine heute gebräuchlichere verwendet.
- gibt in der mittleren Spalte (schwarz) die buchstabengetreu aus der Edition von Hofmeister/Schäfer transkribierte Form an und in der rechten Spalte (grau) die Normalform gemäß des Ortsnamenregisters in der Edition von Hofmeister/Schäfer.
– nennt links (schwarz) untereinander aufgeführt Angaben zum Status der immatrikulierten Person und rechts daneben (grau) eine Status-Kategorie. Die Titelangaben wurden eingeordnet in die Kategorien 'Herr' (z. B. dominus, dns., Herr), 'Adeliger' (z. B. nobilis, eques, comes/Graf, dux, princeps, hereditarius, liber baro/Baron usw.), 'Amtsträger, kirchlich' (z. B. presbyter, canonicus, sacerdos, prepositus, Pastor, Superintendent usw.), 'Amtsträger, weltlich' (advocatus, senator, protonotarius, Amtschirurg usw.), 'Amtsträger, Universität Rostock' (z. B. Professor, cursor usw.), 'Graduierter' (z. B. doctor, magister, licentiatus, baccalaureus), 'Ordensgeistlicher' (frater, monachus usw.) und 'Patrizier' (patricius). Unberücksichtigt blieben Ehrentitel und Epitheta, wie z. B. "vir illustris" usw.
- wird nur angezeigt, wenn Inhalte vorhanden sind.
- nennt weitere Angaben zur Person. Bezogen auf ihre Häufigkeit handelt es sich hauptsächlich um Angaben zum beruflichen Status der Personen in früherer oder späterer Zeit und um Hinweise auf familiäre Verhältnisse zu anderen Universitätsangehörigen (z. B. "doctoris Iacobi filio", "fratres germani").
- wird nur angezeigt, wenn Inhalte vorhanden sind.
- nennt das Ereignis, das mit dem Eintrag in eines der Dekanatsbücher oder in den anderen Quellen dokumentiert wurde. Es kommen vor "Promotion zum Bakkalar", "Promotion zum Magister", "Promotion zum Lizentiat", "Promotion zum Doktor", "Examen", "Disputation" und "Rezeption". Die Begriffe wurden anstelle der teils sehr knappen, teils sehr umfangreich ausfallenden Beschreibungen des Ereignisses in der Edition für die Übertragung verwendet.
- nennt das Datum, an dem das Ereignis stattgefunden hat. In den meisten Fällen werden hier Tag und Monat (tt.mm.) angegeben, wobei mit Hilfe der Semesterangabe auf das Jahr geschlossen werden kann. Fehlen eindeutige Angaben, dann werden an dieser Stelle Zeiträume umschrieben (z. B. "Oktober 1593", "zwischen dem 09.02. und dem 19.03.").
- nennt zusätzliche Angaben zum Ereignis, hauptsächlich zu Gebühren.
- wird nur angezeigt, wenn Inhalte vorhanden sind.
Herausgegeben im Auftrag des Rektors der Universität Rostock von Kersten Krüger.
Rostock, online seit 2010.