Die Datenbank umfasst ca. 31.000 Einschreibungen in die Matrikel der Universität Rostock vom Juli 1831 bis zum Wintersemester 1932/33, darunter auch die so genannte Kleine Matrikel, in welche sich im Zeitraum von 1881 bis 1918 diejenigen Studenten einzutragen hatten, die kein Reifezeugnis vorlegen konnten.
Grundlage der Datenbank sind die handschriftlichen Einträge aus dreizehn Matrikelbüchern, die im Universitätsarchiv aufbewahrt werden. Im Unterschied zur Matrikel 1419, die alle Universitätsangehörigen erfasst, verzeichnen die Matrikelbücher ausschließlich die Studierenden.
Die Einschreibungen sind zunächst nach Rektoratsjahren geordnet, d. h. sie werden unter fortlaufender Nummer jeweils zwischen dem 1. Juli des einen und dem 30. Juni des darauffolgenden Jahres vorgenommen. Ab dem Sommersemester 1864 erfolgt die Einschreibung geordnet nach Sommer- und Wintersemestern.
Die Seiten der Matrikelbücher sind tabellarisch aufgebaut. In diese Tabellen schrieben sich die Studenten eigenhändig ein. Zunächst sind Nummer und Datum der Einschreibung, Nach- und Vorname, Herkunft und Studienfach erfasst. Seit dem Rektoratsjahr 1842/43 werden darüber hinaus Geburtsdatum, Konfession, Geburtsort, Wohnort der Eltern, Schulabschluss, zuvor besuchte Universitäten und Angaben zum Stand des Vaters erfragt. In einer Spalte „Bemerkungen“ wurden weitere Angaben, z.B. zu früheren Einschreibungen oder zur Exmatrikulation, ergänzt. Im Wesentlichen blieben die Tabellenstruktur und damit Umfang und Inhalt der erfassten Immatrikulations- und Personendaten unverändert.
Kehrte ein Studierender nach dem Besuch anderer Universitäten nach Rostock zurück, musste er sich erneut in die Matrikel einschreiben. Viele Personen sind deshalb mehrfach in der Matrikel verzeichnet.
Übertragen wurde alles, wobei eine Zeile in der Vorlage einem Datensatz in der Datenbank entspricht. Die Übertragung erfolgte wort- und buchstabengetreu, d. h. dass weder Normalisierungen bzw. Anpassungen in der Schreibung von Orts- und Personennamen und anderer Angaben vorgenommen, noch Abkürzungen aufgelöst wurden.
Dabei wurden folgende Ausnahmen gemacht: (1) Personen- und Ortsnamen wurden in der Datenbank immer groß geschrieben. (2) Abkürzungen werden immer mit einem Punkt markiert. (3) Bei der Übertragung von Immatrikulations-, Geburts- und Exmatrikulationsdaten wurden römische Ziffern in arabische aufgelöst und statt der Monatsnamen die arabischen Ziffern 1 bis 12 verwendet. (4) Die Abkürzung von Doppelnasalen wurde aufgelöst. (5) Einträge, die vollständig gestrichen wurden, wurden dennoch übertragen. Eine Anmerkung darüber, dass sie gestrichen wurden, findet sich in den 'Bemerkungen zur Datenbankübertragung' unter dem jeweiligen Eintrag. (6) Bei der Angabe von Wiederholungszeichen (z. B. Gänsefüßchen), die sich eindeutig auf das jeweilige Feld des vorangegangenen Eintrags darüber beziehen, wurden dieselben durch das, worauf sie sich beziehen, ersetzt.
Die inhaltliche Struktur des Datenformulars zur Übertragung der einzelnen Matrikeleinträge ist eng angelehnt an die Tabellenstruktur der Vorlage und die dort erfassten Personen- und Immatrikulationsdaten. Die Übertragung von Angaben aus einer bestimmten Spalte in der Vorlage erfolgte immer in das entsprechende Feld des Formulars in der Datenbank, bis auf folgende Ausnahmen: (1) Die Angabe über das Jahr und Semester der Immatrikulation ist in den Matrikelbüchern nicht Bestandteil eines Matrikeleintrags, sondern erschließt sich aus der Überschrift, mit der jede Tabelle in den Matrikelbüchern vom Rektor überschrieben worden ist und die das Rektoratsjahr nennt. (2) Die Angaben über die Exmatrikulation und die Aufgabe der akademischen Rechte, die in der Vorlage jeweils in der Spalte 'Bemerkung' gemacht werden, wurden in eigens dafür eingerichtete Felder übertragen und nicht wort- und buchstabengetreu und entsprechend der Vorlage in das Feld 'Bemerkung'. (3) Akademische Titel und Berufsbezeichnungen, die in der Vorlage in der Spalte 'Name' aufgeführt sind, wurden als 'weitere Angaben' in das entsprechende Feld der Datenbank übertragen. (4) Die Angabe über das Geschlecht der Immatrikulierten hat keine Entsprechung in der Vorlage. Die Erfassung des Geschlechts erfolgte auf der Grundlage der Einordnung der Vornamen als männliche oder weibliche Vornamen.
In der linken Spalte werden in grauer Farbe die Kategorien genannt (Semester, Nummer, Datum usw.), nach denen die Immatrikulations- und Personendaten strukturiert sind. Die Bezeichnungen dieser Kategorien entsprechen weitestgehend den Bezeichnungen der einzelnen Spalten in den Matrikelbüchern. Die Angaben in Klammern nennen die Bezeichnungen, die in den Matrikelbüchern für die jeweilige Kategorie (auch) verwendet werden. In der mittleren Spalte – überschrieben mit 'Transkription' – stehen in schwarzer Schrift die aus der Matrikel wort- und buchstabengetreu übertragenen Angaben. In der rechten Spalte daneben stehen in grauer Schrift normalisierte Formen der transkribierten Angaben von 'Religion' und 'Studienfach' sowie die Angabe des Geschlechts, also "m" für männlich und "w" für weiblich.
– nennt die laufende Nummer des Matrikeleintrags innerhalb des Semesters. Besondere Nummern wurden für gestrichene Einträge (9000 + laufende Nummer im Matrikelbuch) verwendet und für solche Einträge, welche (versehentlich) dieselbe laufende Nummer erhalten haben, wie der Immatrikulationseintrag unmittelbar davor (8000 + laufende Nummer im Matrikelbuch).
– nennt das Datum der Immatrikulation, sofern angegeben Tag, Monat, Jahr. Ein Bindestrich (-) kennzeichnet den Fall, dass in der Matrikel keine Angaben gemacht wurden, etwa zum Tag oder zu Tag und Monat.
– nennt den/die Vornamen der immatrikulierten Person.
– nennt den Nachnamen der immatrikulierten Person, ggf. mit Titelangaben, und zwar Adelstitel, die Bestandteil des Nachnamens sind, wie z. B. "Graf von", "Baron von" oder "Freiherr von". Bei verheirateten Frauen, wird an dieser Stelle auch der Geburtsname aufgeführt, dem die Abkürzung "geb." (geborene) vorausgeht.
– gibt links (schwarz) das Studienfach an. Die Angaben wurden normalisiert, hauptsächlich indem Abkürzungen aufgelöst und Schreibweisen vereinheitlicht wurden. Zum Teil wurde für verschiedene Begriffe, die ein und dasselbe Fach benennen, ein Begriff eingeführt, z. B. für die Schreibvarianten von "Alte Philologie", "Alte Sprachen" usw. die Normalform "Klassische Philologie". Die normalisierte Form (grau) ist auf der rechten Seite angegeben.
Probleme bestanden im Umgang mit der Abkürzung "phil.", die sowohl als "philosophia" als auch als "philologia" aufgelöst werden konnte. In Verbindung mit Varianten von klassisch, alt und neu usw. steht die Abkürzung eindeutig für "Philologie". In Verbindung mit weiteren Angaben wie "math." usw. zum Teil in Klammern und ohne "und" dazwischen steht die Abkürzung für "philosophia" und bezeichnet eigentlich die Philosophische Fakultät bzw. die Gesamtheit der aus der alten Artistenfakultät hervorgegangenen Fächer. Normalisiert wurde in diesem Fall zu dem Fach, das mit der weiteren Angabe bezeichnet wurde, also bei "phil. (math.)" zu "Mathematik". Bei Angaben wie "phil." oder "phil. und math." wurde konsequent zu 'Philosophie' normalisiert.
– nennt die Herkunft der immatrikulierten Person. In den meisten Fällen wird hier das Territorium/der Staat genannt, aus dem die Person stammte (z. B. "Mecklenburg-Schwerin") oder die Staatsbürgerschaft (z. B. "Preuße").
– nennt den Ort der Geburt der immatrikulierten Person.
– nennt den Wohnort und häufig auch die genaue Anschrift der Eltern mit Straße und Hausnummer. Kann auch andere Angaben zu den Eltern enthalten, beispielsweise dass sie verstorben sind. In diesem Fall werden zwei †† angegeben (vgl. Sonderzeichen).
– gibt ggf. Namen und Stand/Beruf des Vaters an.
– gibt den Tag der Geburt an.
– gibt links (schwarz) die Konfession des Immatrikulierten an und rechts (grau) eine normalisierte Form. Bei der Normalisierung wurden hauptsächlich Abkürzungen aufgelöst und Schreibweisen vereinheitlicht. Zum Teil wurden Religionsangaben durch andere (Ober-)begriffe ersetzt, z. B. "Mohamedanisch" durch "Islamisch".
– gibt das Geschlecht des/der Immatrikulierten an (m = männlich; w = weiblich). Die Angabe wurde nicht aus der Quelle übernommen, sondern aufgrund der Vornamen der Immatrikulierten bei der Übertragung zusätzlich erfasst. Erstmals wurden 1909 Frauen an der Universität Rostock immatrikuliert.
– nennt den Ort, an dem die Schule besucht wurde, sowie ggf. die Schulart.
– gibt die Namen der Universitätsstädte an, die zum Zeitpunkt der Immatrikulation bereits besucht worden sind. Die Ziffer hinter einem Ortsnamen nennt die Anzahl der an diesem Ort verbrachten Semester. Bei der Übertragung wurde z. T. leicht von der Vorlage abgewichen, indem bei umfangreicheren Phrasen lediglich die Ortsnamen der Universitätsstandorte in der vorgegebenen Reihenfolge übernommen wurden, wenn die Phrase keine weiteren relevanten Informationen enthielt. Beispielsweise wurde statt der Phrase "studierte früher in Berlin und Göttingen" nur "Berlin, Göttingen" übertragen. Die Angabe "studierte früher" erübrigte sich, weil diese Information schon mit der Bezeichnung "Academiae antea frequentatae" (Universitäten, die vorher besucht worden sind) im Matrikelbuch erfasst ist.
– enthält Angaben zu früheren und späteren Einträgen der Person in die Rostocker Matrikel, zu Exmatrikulation, Prüfungen und Studienfachwechsel sowie auch weitere biographische Angaben. Die Angaben wurden nicht von der/dem Immatrikulierten in das Matrikelbuch eingetragen, sondern vom Rektor.
– nennt das Datum der Exmatrikulation (ja) oder das Datum der Exmatrikulation unter Vorbehalt (unter Vorbehalt). Die Angaben sind der Spalte 'Bemerkungen' in den Matrikelbüchern entnommen.
– nennt das Datum, an dem der/die Immatrikulierte die akademischen Rechte aufgegeben hat. Die Angaben sind der Spalte 'Bemerkungen' in den Matrikelbüchern entnommen.
– enthält Angaben zu akademischen Titeln der Immatrikulierten. Eine entsprechende Spalte gibt es in der Vorlage nicht. Akademische Titel und Berufsbezeichnungen wurden in der Spalte 'Name' mit aufgeführt.
Unterhalb des Rahmens, der die Informationen zum Matrikeleintrag, enthält können
gemacht werden. Diese Bemerkungen wurden während der Übertragungsarbeiten von den Bearbeitern gemacht. Sie enthalten zum Beispiel den Hinweis darauf, dass der Matrikeleintrag im Matrikelbuch gestrichen wurde u. a.
Herausgegeben im Auftrag des Rektors der Universität Rostock von Kersten Krüger.
Rostock, online seit 2010.